La organización de eventos es una tarea ardua. Sin una buena coordinación, organización y gestión el evento puede resultar un auténtico fracaso. Hoy os acercamos 5 elementos a tener en cuenta para que un evento sea de diez.
El porqué de un evento: los objetivos
Organizar un evento suele conllevar tiempo y recursos. Por ello, antes de empezar nada, debemos tener muy claro cuáles son los objetivos que buscamos con este evento y por qué hemos decidido realizarlo.
En ocasiones, deberemos realizar eventos enfocados al branding. Y es que los eventos son una gran oportunidad para dar a conocer tu empresa y tu marca. La organización de eventos puede tener otros objetivos de corte financiero como son las asambleas o juntas de accionistas o un carácter más personal y festivo. En este último apartado, encontramos los profesionales especializados en la organización de bodas o wedding planners.
En función de los objetivos, tendremos que marcarnos unos resultados que medirán el alcance de nuestro evento.
Definir un presupuesto
Con un presupuesto en la mano, podremos tener una visión de conjunto del evento. En función del mismo, deberemos seleccionar la ubicación, las dimensiones del mismo y todos los elementos que giran en torno a él. Un presupuesto inicial nos ayudará a evitar sobresaltos.
Además, dentro de cada evento, está en nuestra mano buscar patrocinadores y colaboradores que nos ayuden en la organización del evento. Estas figuras pueden aportar un dinero extra para el evento o bien dotarnos de materiales desde merchandising a vehículos de cortesía.
Deberemos ser capaces de establecer contratos de patrocinio y colaboración. Del mismo modo, tendremos que estar vigilantes ante las concesiones que se han hecho con ellos para que todo lo prometido se cumpla. De lo contrario, habremos perdido un colaborador para siempre.
Ser organizado
Parece de Perogrullo, pero para realizar estas acciones hay que ser muy meticuloso. En la organización de un evento participan diversos agentes a los que hay que coordinar. Somos los responsables de la escaleta del evento. Por ello, tendremos que asegurarnos de los plazos, horarios de entrega de materiales, llegada de invitados, colaboradores,…
Tener un calendario con todas las fechas anotadas y una check-list con todas las tareas nos ayudará a no dejarnos nada. Y es que un pequeño despiste puede dar al traste con todo el evento.
La comunicación del evento
Podemos tener organizado el evento del siglo, pero si no acude nadie, será un fracaso absoluto. Por ello, debemos dejar siempre tiempo y recursos económicos para la comunicación del evento.
¿Cuál es el público objetivo de nuestro evento? ¿Qué medios son los que utiliza? Son solo algunas de las preguntas que tendremos que hacernos. Existen infinidad de opciones de comunicación. Desde las redes sociales a la publicidad en Google o la comunicación en prensa y radio. Deberemos ser capaces de encontrar el mix de medios que tenga un mayor alcance dentro de nuestro público objetivo.
Controlar la asistencia
Además, deberemos dedicar siempre tiempo a la confirmación de asistencia. En ocasiones, basta con un recordatorio vía email o SMS y en otros tendremos que llamar personalmente a los asistentes para confirmar su participación en el evento. Es una forma de cuidar los detalles que además nos permitir
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Párrafo para sustituir cuando tengamos el contenido.
Un post necesario para la organización de eventos. Como bien se expone sin una buena organización y gestión el evento puede resultar fallido. Por esa razón es muy importante seguir los puntos que se relatan en este artículo. Sin duda, uno de los más importantes y de los que debe partir la disposición de un evento es la elaboración de una lista de objetivos enfocados a nuestro plan. A partir de ahí, es ir cumpliéndolos uno a uno con la mayor precisión posible. Suerte a todos con la organización!